Pravidla ochrany osobních údajů

Pravidla ochrany osobních údajů

DIDACTICUS s.r.o.

U Albrechtova vrchu 1132/2, 155 00 Praha 5 IČO 271 10 001

společnost zapsaná v obchodním rejstříku pod sp. zn. C 96959 vedenou u Městského soudu v Praze

 

  1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ
    • Tato pravidla ochrany osobních údajů (dále jen „pravidla“) přijala společnost DIDACTICUS s.r.o., se sídlem U Albrechtova vrchu 1132/2, 155 00 Praha 5, IČO: 271 10 001 (dále jen „poskytovatel“).
    • Tato pravidla upravují zásady zpracování osobních údajů (i) osob, které poptávají nebo objednají překladatelské a tlumočnické služby, nebo jiné produkty poskytovatele nebo zástupců těchto osob (dále jen „objednatel“), a dále (ii) uživatelů webových stránek didacticus.cz (dále jen „uživatelé“ a „webové stránky“).
    • Poskytovatel působí při zpracování osobních údajů jako správce a určuje tak, za jakým účelem a jakými prostředky bude docházet ke zpracování osobních údajů.
  2. Rozsah zpracovávaných údajů
    • Tato pravidla se vztahují výlučně na nakládání s údaji o fyzických osobách.
    • Údaje týkající se objednatele. Poskytovatel zpracovává osobní údaje, které objednatel poskytne v rámci své objednávky. Osobní údaje se mohou vztahovat přímo k objednateli, nebo ke třetím osobám. Dále poskytovatel zpracovává osobní údaje, které jí objednatel poskytne po dobu plnění smlouvy uzavřené s poskytovatelem. Těmito údaji jsou zejména jméno, příjmení, telefonní číslo a e‑mailová adresa, příp. i další kontaktní údaje, údaje o jazykových znalostech a zaměstnání objednatele.
    • Údaje týkající se dětí. Objednávku zboží a uzavření smlouvy s poskytovatelem je možné provést pouze v případě osob starších 15 let. V případě uzavření smlouvy ve prospěch osoby mladší, je nutné schválit souhlasy podle těchto pravidel zákonným zástupcem.
    • Poskytovatel není s ohledem na množství osobních údajů získaných od objednatele schopen kontrolovat jejich původ. Pokud jsou objednatelem uváděny jakékoli osobní údaje o třetích osobách, včetně vlastních pracovníků, nebo jsou tyto údaje obsaženy v dokumentech v souvislosti se zpracováním překladu či tlumočením, je objednatel oprávněn tyto údaje poskytnout pouze při splnění podmínek daných příslušnými právními předpisy, včetně případného získání souhlasu se zpracováním osobních údajů. Objednatel je současně povinen dbát na aktuálnost takových údajů a veškeré změny týkající se osobních údajů, které jsou relevantní pro jejich zpracování, neprodleně oznamovat poskytovateli.
  3. ÚČEL ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
    • Vyřízení objednávky – plnění smlouvy uzavírané mezi poskytovatelem a objednatelem. V tomto případě poskytovatel využívá zejména osobní údaje v rozsahu jména a příjmení, adresy, e‑mailové adresy, telefonního čísla a fakturačních údajů. Osobní údaje jsou tak využívány pro zajištění překladů a tlumočení. Současně jsou osobní údaje zpracovávány za účelem fakturace nebo řešení připomínek objednatele. Zpracování uvedených osobních údajů je pro uvedený účel nezbytné.
    • Přístup a správa on-line účtu. V případě realizace jakékoli služby on-line zpracovává poskytovatel osobní údaje v rámci plnění smluvních podmínek také pro účely přístupu do on-line informačního systému a jeho provozu, a to v rozsahu uživatelského jména a hesla. Zpracování osobních údajů je pro uvedený účel nezbytné.
    • Nabídka služeb a produktů poskytovatele prostřednictvím e-mailu. Poskytovatel zpracovává jméno, příjmení a e‑mailovou adresu pro zasílání obchodních sdělení. Tato sdělení jsou zasílána výlučně objednateli, kterému byla poskytnuta služba nebo produkt, tj. objednateli který byl nebo stále je v obchodním vztahu s poskytovatelem. Zpracování osobních údajů v tomto případě neprobíhá na základě souhlasu, ale z důvodu oprávněného zájmu poskytovatele. Odběr obchodních sdělení lze kdykoli zrušit, nebo vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů.
    • Telefonická nabídka služeb a produktů poskytovatele. Pouze v případě udělení souhlasu může poskytovatel propagovat své služby a jiné produkty v rámci telefonických hovorů. Souhlas lze kdykoli odvolat prostřednictvím kontaktů uvedených v těchto pravidlech.
    • Další zpracování osobních údajů nad rámec uvedených lhůt provádí poskytovatel pouze v případě, že je to nezbytné pro účely oprávněných zájmů nebo pro splnění povinností vyplývajících z právních předpisů, kterými je poskytovatel vázán.
  4. ZRUŠENÍ ZASÍLÁNÍ OBCHODNÍCH SDĚLENÍ a odvolání souhlasu
    • E-mailová sdělení. Pokud objednatel nesouhlasí se zpracováním pro marketingové účely, je oprávněn kdykoli zrušit zasílání obchodních sdělení prostřednictvím prokliku na odkaz umístěný v zápatí každého obchodního sdělení, nebo prostřednictvím kontaktů uvedených v těchto pravidlech.
    • Telefonické hovory. Souhlas s kontaktováním za účelem propagace služeb a produktů poskytovatele lze kdykoli odvolat prostřednictvím Vaší žádosti uplatněné na kterémkoli z kontaktů uvedených v těchto pravidlech.
  5. osoby mající přístup k OSOBNÍM ÚDAJŮM
    • V prvé řadě jsou osobní údaje zpracovávány poskytovatelem a jeho zaměstnanci. Veškeré osoby na straně poskytovatele mající přístup k osobním údajům jsou zavázány k mlčenlivosti; tento závazek trvá i po skončení jejich pracovního nebo jiného poměru k poskytovateli.
    • Poskytovatel je oprávněn pověřit zpracováním osobních údajů i další osoby jako tzv. zpracovatele. Zpracovatelem se rozumí každý subjekt, který zpracovává osobní údaje pro poskytovatele výlučně na základě jeho pokynů. Zpracovatel nemůže rozšiřovat účel a rozsah zpracování osobních údajů, které poskytovatel stanoví. Všichni zpracovatelé jsou vázáni mlčenlivostí a k dodržování povinnosti při zpracování osobních údajů, které vyplývají z příslušných právních předpisů. Mezi zpracovatele patří zejména:
      • externí překladatelé, tlumočníci a lektoři, příp. jiné osoby, které se podílejí na zajištění služeb nabízených poskytovatelem;
      • poskytovatelé některých informačních systému a jiného software využívaného poskytovatelem; nebo
      • poskytovatelé kurýrních a přepravních služeb.
  1. Doba zpracování údajů
    • Pro vyřízení objednávky a dalšího plnění smlouvy jsou osobní údaje zpracovávány po celou dobu trvání smlouvy a následně po dobu 10 let po jejím ukončení. Lhůta 10 let je počítána od ukončení poskytování služeb, nebo úplného vypořádání vzájemných práv a povinností podle toho, který okamžik, nastane později. Uvedená doba je stanovena s ohledem na možné uplatnění jakéhokoli nároku, který vyplývá z uzavřené smlouvy, nebo s ní jakkoli souvisí.
    • Za účelem správy on-line účtu jsou osobní údaje zpracovávány až do jeho zrušení. Ke zrušení on-line účtu může dojít zejména v souvislosti s ukončením smlouvy, na jejímž základě je on‑line účet veden, případně na základě žádosti dotčené osoby. Ukončení zpracování osobních údajů znemožní přístup do on-line účtu.
    • K zasílání obchodních sdělení jsou osobní údaje zpracovávány do doby, kdy se odhlásíte z jejich odběru, nebo proti takovému zpracování uplatníte námitku, nejdéle však po dobu 5 let. Lhůta pěti let je počítána od ukončení smluvního vztahu s poskytovatelem, nebo učinění poslední objednávky podle toho, který okamžik nastane později. Před uplynutím této doby poskytovatel vyzve k vyzve k potvrzení trvajícího zájmu o zasílání obchodních sdělení pro další období. Poskytovatel dále v pravidelných intervalech ověřuje aktuálnost e-mailové databáze.
    • Exspirace záloh systémů, v nichž mohou být osobní údaje uchovány po uplynutí uvedených lhůt je nastavena na maximálně 31 dnů, poté i zde dojde k likvidaci osobních údajů.
    • Další zpracování osobních údajů nad rámec výše uvedených dob provádí poskytovatel pouze v případě, že je nezbytné pro splnění povinností nebo uplatnění práv vyplývajících z právních předpisů, které se na poskytovatele vztahují.
  2. Práva související se zpracováním osobních údajů
    • V souvislosti se zpracováním osobních údajů má objednatel, nebo jakákoli třetí osoba, jejíž osobní údaje jsou dotčeny, právo od poskytovatele požadovat:
  • Informace ohledně osobních údajů, které poskytovatel zpracovává, ohledně účelu a povahy zpracování osobních údajů, včetně informace o případných příjemcích osobních údajů mimo poskytovatele.
  • Přístup k údajům, kterými poskytovatel disponuje. V případě uplatnění tohoto práva poskytovatel potvrdí, zda a jaké konkrétní osobní údaje jsou zpracovávány a případně tyto údaje zpřístupní společně s informacemi o jejich zpracování.
  • Opravu osobních údajů, pokud jsou jakkoli nepřesné nebo neúplné. Pouze v případě aktuálních údajů může poskytovatel správně vyřídit vaši objednávku, řádně spravovat on-line účet a komunikovat s vámi.
  • Vysvětlení a odstranění závadného stavu (např. blokaci, opravu, doplnění či likvidaci osobních údajů), jestliže se domníváte, že poskytovatel zpracovává osobní údaje v rozporu s ochranou vašeho osobního a soukromého života nebo v rozporu s právními předpisy.
  • Výmaz osobních údajů (tzv. právo být zapomenut) nebo jejich omezené zpracování, pokud již nejsou potřebné pro uvedené účely, nebo pokud již poskytovatel nemá zákonný důvod osobní údaje zpracovávat, včetně případů, kdy s jejich dalším zpracováním nesouhlasíte. V rámci splnění uvedených podmínek poskytovatel vaše údaje zcela nebo částečně zlikviduje, příp. zdůvodní, proč nedošlo k úplné likvidaci.
  • Přenesení automatizovaně zpracovávaných osobních údajů získaných na základě vašeho souhlasu, nebo v souvislosti s plněním smlouvy, od poskytovatele k jinému subjektu, kdy poskytovatel předá vaše osobní údaje v běžně používaném formátu vám nebo jinému správci podle vašeho přání.
    • V případě přímého marketingu v podobě zasílání obchodních sdělení může objednatel vznést námitku proti zpracování osobních údajů, na jejímž základě poskytovatel ukončí zpracování osobních údajů pro tyto účely.
    • V souvislosti s uplatňováním práv při zpracování osobních údajů mohou být pomocí tzv. logu zachyceny informace o požadovaném úkonu, např. o změně nebo likvidaci osobních údajů. Tento log uchovává poskytovatel na základě svého oprávněného zájmu po dobu 5 let od provedení příslušného úkonu k prokázání skutečnosti, že došlo k vyhovění vašemu požadavku.
    • Mimo výše uvedená oprávnění máte vždy možnost se v případě podezření na porušení povinností při zpracování osobních údajů obrátit se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů.
  1. Bezpečnost
    • Poskytovatel nakládá s osobními údaji plně v souladu s platnými právními předpisy, včetně obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Poskytovatel klade při zpracování osobních údajů velký důraz na technické i organizační zabezpečení zpracovávaných údajů.
    • Veškeré osobní údaje v elektronické formě jsou uloženy v databázích a systémech, k nimž mají přístup pouze osoby, které potřebují s osobními údaji bezprostředně nakládat pro účely uvedené v těchto pravidlech, a to pouze v nezbytném rozsahu. Přístup k těmto osobním údajům je chráněn odpovídajícími prostředky. Zabezpečení osobních údajů je pravidelně testováno a ochrana průběžně vylepšována.
  2. Kontakt
    • S jakýmikoli připomínkami ohledně zpracování osobních údajů, nebo v případě uplatnění svých práv se můžete obracet na poskytovatele e‑mailem na adresu gdpr@didacticus.cz.
  3. Osobou odpovědnou za ochranu osobních údajů je Ing. Petr Nedvěd, gdpr@didacticus.cz.
  4. účinnost
    • Tato pravidla nabývají platnosti a účinnosti dne 25. 5. 2018.

 

DIDACTICUS s.r.o.