Potřebujete v cizí zemi předložit rodný list, vysokoškolský diplom nebo třeba výpis z obchodního rejstříku? Pak budete potřebovat své dokumenty soudně přeložit a možná také opatřit apostilní doložkou. Čtěte dál a zjistěte, co je apostila a jak ji získat.
Co je to apostila (Apostille)?
Apostila (Apostille) je ověřovací doložka, která ověřuje pravost veřejné listiny za účelem jejího použití v některých cizích zemích. Apostilu vydává příslušný státní orgán země, která listinu vydala, a ověřuje tím pravost podpisu a razítka na dokumentu.
Jinými slovy potvrzuje, že oficiální dokumenty mohou být uznávány v zemích, které jsou členy Haagské úmluvy.
Apostilní doložka je vystavena výhradně v úředním jazyce státu, který ji vydal. Ve většině případů je tedy apostila součástí soudního překladu, který následuje po získání apostily.
Do hlavičky se však uvádí originální francouzský název Apostille (Convetion de la Haye du Octobre 1961).
Vzor apostily
Apostila vydaná v České republice
Zdroj: https://www.legalizacnecentrum.sk/wp-content/uploads/2021/04/cr-apostil-vzor.jpg
Apostila vydaná v zahraničí
Zdroj: mzv.gov.cz
Potřebuji apostilu, nebo stačí soudní překlad?
Vše záleží na cílové zemi a aktuálních požadavcích příjemce překladu. V článku se dočtete, kde stačí soudní překlad a kde musíte dokument opatřit apostilou, nebo dokonce superlegalizací.
Seznam států, které vyžadují apostilu
Apostilní doložku k soudnímu překladu oficiálních dokumentů, jako je například rodný list, diplom, výpis z rejstříku trestů apod., požadují zahraniční instituce (úřad, banka, škola apod.) pouze ve vybraných státech.
Zatímco pro některé země vám postačí soudní (úřední) překlad těchto dokumentů, v jiných státech budete potřebovat apostilní doložku neboli vyšší stupeň ověření. Konkrétně se jedná o státy, které s ČR neuzavřely dvoustrannou mezinárodní dohodu o osvobození od ověřování pravosti dokumentů, ale přistoupily k Haagské úmluvě neboli „Úmluvě o apostile“.
Apostilu potřebujete nejčastěji pro Švýcarsko, Německo, Spojené království, Řecko a Turecko, ale i Chile, Saúdskou Arábii, Mexiko, Čínu, Jižní Koreu nebo Japonsko.
Aktualizovaný seznam zemí, které mají povinnost vzájemně si uznávat apostilované dokumenty na základě podepsané úmluvy, naleznete na adrese https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41
Které země apostilní doložku nevyžadují?
S některými státy má Česká republika uzavřenou dvoustrannou mezinárodní dohodu o osvobození od ověřování pravosti dokumentů. Na základě těchto smluv není nutné některé dokumenty opatřit apostilou ani jiným typem ověření.
V takovém případě potřebujete pouze již zmiňovaný úřední překlad. Aktualizovaný seznam států, s nimiž má ČR uzavřenou dvoustrannou smlouvu o právní pomoci, najdete na adrese https://justice.cz/documents/12681/730292/Dvoustrann%C3%A9_smlouvy_osvobozen%C3%AD_od_ov%C4%9B%C5%99en%C3%AD_2018.pdf
POZOR: Ve většině zemí je dohoda platná pouze na určitý typ dokumentů.
V kterých zemích apostila nestačí?
Není-li stát, pro který je dokument určen, signatářem dvoustranné mezinárodní smlouvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin ani není členem Haagské úmluvy, je nutné dokument opatřit superlegalizací[MOU1] , což je vícestupňové ověření listin.
Dokumenty, které mohou být opatřeny apostilou
- Doklady o studiu: diplomy a dodatky, vysvědčení
- Matriční dokumenty: rodný list, oddací list, úmrtní list, vysvědčení o právní způsobilosti
- Zdravotní doklady: pouze listiny, které ověřilo MZ, neověřují se zdravotnické doklady od jiných subjektů
- Dokumenty vydané finančními úřady
- Obchodní dokumenty: faktury, osvědčení o původu zboží
- Výpis z obchodního rejstříku – vydaný notářem
- Další dokumenty vydané nebo ověřené notářskými a justičními orgány: smlouvy, plné moci, ověřené kopie*
- Výpis z rejstříku trestů: vydaný z Rejstříku trestů ČR (Legerova 1877/7, Praha)
*Pořizování ověřených kopií dokladů totožnosti českými orgány (občanský průkaz, cestovní pas, řidičský průkaz) není přípustné, tudíž nemohou být soudně ověřeny a apostilovány.
Cena za apostilu (ověření a apostilní doložku)
Za získání ověření jednoho razítka je nutné uhradit správní poplatek příslušnému úřadu. Poplatek na Ministerstvu spravedlnosti a Ministerstvu zahraničních věcí lze platit formou kolkové známky nebo platební kartou. Cena za jednu apostilní doložku je 300 Kč. Na Notářské komoře ČR můžete platit v hotovosti nebo kartou, poplatek je 363 Kč. Na počkání lze ověřit maximálně pět dokumentů.
Kde vyřídit apostilu a jak postupovat?
Proces apostilace zahrnuje několik kroků a liší se podle toho, jaký dokument budete ověřovat. Postup je tedy následující:
1. Ověřte si, zda příjemce překladu požaduje apostilu
V první řadě doporučujeme ověřit si u příjemce překladu podmínky, které požaduje pro přijetí a uznání vašeho dokumentu. Každý případ je individuální, bohužel neexistuje jednotný postup použitelný na všechny dokumenty.
2. Zkontrolujte si, že je dokument připraven pro získání apostily
Většina dokumentů musí být pro získání apostily opatřena tzv. vyšším ověřením z příslušného úřadu. Např. matriční dokumenty, jako je rodný list, musí obsahovat vyšší ověření z krajského úřadu, pod který spadá matrika, která daný dokument vydala. Apostilu tedy získáte na základě podpisu pracovníka krajského úřadu.
Pozor: Listiny od notářských úřadů lze ověřit pouze v případě, že jsou podepsány notářem nebo notářským kandidátem, který byl ustanoven zástupcem notáře. Listiny podepsané notářskými tajemníky či notářskými koncipienty nemohou být ověřeny pro použití v cizině. Doporučujeme proto hlásit v notářské kanceláři předem, že předmětná listina bude použita v zahraničí.
3. Připravte se na poplatek
Než se vydáte na apostilní úřad pro apostilní doložku, opatřete si kolky, které slouží jako správní poplatek za ni. Kolky můžete zakoupit na pobočkách České pošty nebo kdekoli, kde se prodávají známky.
Za každé ověření razítka zaplatíte na apostilním úřadě jedním kolkem. Pokud tedy budete potřebovat ověřit více dokumentů s razítkem, zajistěte si stejné množství kolkových známek.
V současné době lze platbu kolkovými známkami také nahradit prostřednictvím platebního terminálu, pouze však při osobním styku.
POZOR: Na Notářských komorách ČR se neplatí kolkovými známkami, ale běžně hotovostí nebo platební kartou.
4.a Získejte apostilní doložku osobně
V této fázi zažádáte o apostilní doložku apostilní úřad. U většiny veřejných listin se obraťte na Ministerstvo zahraničních věcí, konzulární odbor, oddělení legalizace. MZV ČR vydává apostilu pro následující dokumenty:
- matriční doklady
- obchodní listiny
- zdravotní doklady
- listiny vydané finančními orgány
- doklady o ukončení vzdělání (Pozor: Je potřeba nejprve příslušný doklad legalizovat na Ministerstvu školství, mládeže a výchovy a až následně zajít na Ministerstvo zahraničních věcí pro apostilu.)
POSTUP PRO ZÍSKÁNÍ APOSTILY NA MZV
Pokud potřebujete získat apostilní doložku pro české listiny vydané soudy či exekutory, pak se musíte vydat na Ministerstvo spravedlnosti ČR, mezinárodní odbor civilní.
POSTUP PRO ZÍSKÁNÍ APOSTILY NA MS
Ministerstvo spravedlnosti dříve vydávalo apostilu také pro notářské listiny, nicméně od 1. 10. 2021 přešla agenda vydávání apostilních doložek na české veřejné listiny vydané nebo ověřené notáři na Notářskou komoru ČR a regionální notářské komory.
POSTUP PRO ZÍSKÁNÍ APOSTILY NA NK
4.b Získejte apostilní doložku poštou
Apostilní doložku je možné získat nejen osobně, ale také poštou zasláním ověřené listiny (či listin) na příslušný apostilní úřad. Je však nutné k nim přiložit (nikoli nalepit) potřebný počet kolkových známek a průvodní dopis, v němž uvedete:
stát, ve kterém bude listina použita,
svoji přesnou adresu, na kterou má být listina doručena,
telefonní číslo, event. e-mailovou adresu.
5. Zajistěte si soudní překlad
Jakmile máte apostilu, je potřeba učinit poslední krok – nechat celý dokument úředně přeložit soudním tlumočníkem, který byl do této funkce jmenován Ministerstvem spravedlnosti, je zapsán na seznamu tlumočníků a překladatelů a je oprávněn k výkonu překladatelské činnosti.
Krok 1 až 5: Překladatelská agentura
Pokud si chcete starosti se získáním apostily ušetřit, můžete apostilaci svěřit do rukou překladatelské agentury Didacticus, kde celý proces vyřídíme za vás. Kromě získání ověření dokumentů a apostilní doložky vám rádi zajistíme také soudní překlad. Sídlíme v Praze, ale nemusíte za námi jezdit osobně. Jednoduše nám své dokumenty můžete zaslat poštou. Hotový překlad včetně apostily vám pošleme stejnou cestou zpět.
Cena za vyřízení apostily (bez překladu) se pohybuje od 2 800 Kč bez DPH.
Pro konkrétní cenovou nabídku nás kontaktujte.
Apostila zahraničních dokumentů pro použití v ČR
Pokud je stát, který vydal danou listinu, signatářem Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin ze dne 5. října 1961, provede ověření této listiny pomocí apostilní doložky příslušný orgán tohoto státu.
Další podrobnosti ohledně toho, který orgán je oprávněn vystavit apostilu k dané listině v konkrétní zemi, poskytuje zastupitelský úřad České republiky nebo místní úřady daného státu. Tyto informace jsou také dostupné na příslušných webových stránkách hcch.net.
Další informace k úřadům
Ministerstvo zahraničních věcí
Adresa: Pracoviště ověřování dokladů – Hradčanské nám. 5, Praha 1
Jak se tam dostat: mapa Google.
Telefon: 224 182 188, 224 182 153, fax: 224 182 527
E-mail: legalizace@mzv.cz
Poštovní adresa: Ministerstvo zahraničních věcí ČR: Odbor konzulárních činností – pracovní skupina legalizace.
Hradčanské nám. 5, 110 00, Praha, Česká republika
Úřední hodiny pro veřejnost:
| pondělí | 8:00 – 12:00 13:30 – 17:00 |
| úterý | 8:00 – 12:00 |
| středa | 8:00 – 12:00 13:30 – 17:00 |
| čtvrtek | zavřeno |
| pátek | 8:00 – 12:00 |
Ministerstvo spravedlnosti
Adresa: Pracoviště pro ověřování listin – Na Děkance 3, Praha 2
Jak se tam dostat: Odkaz na mapu Google.
Telefon: 221 997 982, 221 997 473, 221 997 319, 221 997 910
E-mail: moc@msp.justice.cz
Poštovní adresa: Ministerstvo spravedlnosti ČR: Mezinárodní odbor civilní. Vyšehradská 16,128 10, Praha 2, Česká republika
Úřední hodiny:
| pondělí | 8:00 – 12:00 13:30 – 17:00 |
| úterý | pouze po předchozí online rezervaci |
| středa | 8:00 – 12:00 13:30 – 17:00 |
| čtvrtek | pouze po předchozí online rezervaci |
| pátek | zavřeno |
Notářská komora ČR
Apostily jsou vydávány bez předchozího objednání na základě pořadového čísla, které si vytisknete po svém příchodu. Na počkání lze vydat maximálně 5 apostilních doložek. Žádosti o vydání většího počtu apostilních doložek je nutné podávat korespondenčně.
Apostily v Praze jsou vydávány na adrese:
Notářská komora České republiky
Apolinářská 442/12
128 00 Praha 2
Jak se tam dostat: Odkaz na mapu Google.
Telefon: +420 273 037 033
E-mail: apostila@nkcr.cz
Poštovní adresa:
Notářská komora České republiky
Apostila
Apolinářská 442/12
128 00 Praha 2
V případě zájmu o korespondenční vydání apostily vyplňte žádost o vydání apostily na webových stránkách Notářské komory ČR a listinu zašlete na výše uvedenou adresu. Žádost není nutné tisknout a přikládat k listině, která má být apostilou opatřena.
Úřední hodiny pro veřejnost:
| pondělí | 8:30 – 12:00 13:00 – 16:00 |
| úterý | 8:30 – 12:00 13:00 – 16:00 |
| středa | 8:30 – 12:00 13:00 – 16:00 |
| čtvrtek | 8:30 – 12:00 13:00 – 16:00 |
| pátek | 8:30 – 13:00 |
Vydávání apostil mimo Prahu také v sídlech regionálních notářských komor:
Notářská komora v Brně
Notářská komora v Českých Budějovicích
Notářská komora v Hradci Králové
Notářská komora v Ostravě
Notářská komora v Plzni
Notářská komora v Ústí nad Labem
Informace k jednotlivým pobočkám naleznete zde:
Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy
Jak se tam dostat: Odkaz na mapu Google.
Telefon: 234 811 703
E-mail: legalizace@msmt.cz
Poštovní adresa: Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy: Odbor středního a vyššího odborného vzdělávání a institucionální výchovy. Karmelitská 529/5, 118 12, Praha 1, Česká Republika
Úřední hodiny pro veřejnost:
| pondělí | 7:30 – 17:00 |
| úterý | 7:30 – 15:30 |
| středa | 7:30 – 17:00 |
| čtvrtek | 7:30 – 15:30 |
| pátek | 7:30 – 14:00 |