Znalost anglického jazyka je v dnešní době považována za standard v jakémkoli lepším zaměstnání. Je tedy běžné, že se s ním setkáte již během výběrového řízení. Umět mluvit plynně je velké plus, ale neméně důležité je umět dobře psát, a to nejen po stránce pravopisné. Pokud je náplní vaší práce komunikace se zahraničními partnery či dodavateli, bez znalostí pravidel obchodní komunikace v angličtině se pravděpodobně neobejdete.
Obsahem tohoto článku je:
- Jazyk obchodní korespondence v angličtině
- Struktura obchodní korespondence
- Obsah obchodní korespondence s uvedením příkladů
Jazyk obchodní korespondence
V obchodní korespondenci využíváme formální styl. Je tedy žádoucí vyhnout se hovorovým výrazům, staženým tvarům a frázovým slovesům, které jsou typické pro mluvený jazyk.
Základem obchodní komunikace je bezchybná gramatika, snažte se tedy vyvarovat pravopisných chyb. Ve formální komunikaci se pokuste být struční. Vyhýbejte se proto příliš dlouhým souvětím a držte se hlavního sdělení. Zůstaňte v celém dopise objektivní a sdělte jen to podstatné.
V obchodní komunikaci se využívají charakteristické fráze a výrazy, které zajistí, aby sdělení působilo profesionálně. Některé příklady si uvedeme níže přímo k jednotlivým částem obchodního dopisu. Nejčastějšími typy obchodní korespondence, se kterými se můžete v praxi setkat, jsou:
- Poptávky
- Nabídky
- Objednávky
- Žádosti
- Urgence
- Reklamace
- Upomínky
Struktura obchodní korespondence
V obchodním dopise je důležité dodržovat stanovenou strukturu. Začínáte tedy uvedením adresy příjemce, která bude umístěna v levém okraji dokumentu. Pokud je dopis určený konkrétnímu člověku, na prvním řádku by se mělo objevit celé jeho jméno. V opačném případě postačí adresa firmy.
Nad adresou v pravém rohu nezapomeňte uvést datum, kdy dopis zasíláte. Neměla by zde chybět ani adresa odesílatele, tedy ta vaše. Tu napíšete nad adresu příjemce do pravého okraje. Datum bude umístěno až pod ní. Následuje předmět dopisu, v němž stručně uvedete, co je obsahem sdělení (např. poptávka, reklamace zboží apod.)
Než přistoupíte k samotnému sdělení, začnete oslovením adresáta, které opět může a nemusí obsahovat jméno. Podle toho, zda jej znáte či nikoli. V závěru dopisu nesmí chybět závěr a rozloučení s podpisem v levém rohu. Struktura obchodní korespondence tedy vypadá následovně:
- Adresa odesílatele
- Datum
- Adresa adresáta
- Předmět dopisu
- Oslovení adresáta
- Samotný text
- Závěr textu
- Celkový závěr a podpis
Příklad obchodní korespondence v angličtině:
Zdroj: https://complaintletter.info/wp-content/uploads/2018/08/Format-Letter-of-Contracor-Complaint-Template2.jpg
Datum v obchodní korespondenci
Datum je v obchodním dopise povinným údajem. Uvádí se v pravém horním rohu dokumentu pod adresu odesílatele, přičemž měsíc píšeme slovy, nikoli čísly. Posíláte-li dopis například 30. září, datum vypadá následovně:
- 30th September 2021
Oslovení v obchodní korespondenci
Oslovení závisí na tom, jaký máte k adresátovi vztah, jinými slovy zda jej znáte. Pokud není dopis adresován konkrétní osobě, užívá se neutrální oslovení „Dear Sir or Madam“ nebo také „Dear Sir/Madame“. Znáte-li příjemce, uvedete zkratku oslovení (Mr./Mr či Mrs./Mrs) a jeho jméno. V tomto případě platí, že se za zkratkou oslovení může a nemusí psát tečka.
- Dear Mr Johnson/Dear Mr. Johnson (oslovení muže)
- Dear Mrs Clinton/Dear Mrs. Clinton (oslovení ženy)
Znáte-li pohlaví adresáta, ale nevíte jeho jméno, můžete použít ještě třetí variantu. Oslovujete-li muže, uvedete „Dear Sir“. Je-li dopis adresován ženě, napíšete oslovení „Dear Madam“.
Obsah obchodní korespondence v angličtině
Samotný obsah dopisu by měl mít vždy svoji strukturu, aby sdělení bylo přehledné. Zpravidla začínáme představením a uvedením důvodu, proč dokument posíláme. Následuje text, který je potřeba opět uzavřít vhodným závěrem a rozloučením. Níže se podíváme na jednotlivé části dopisu detailněji.
Úvod obchodního dopisu
V této části můžete zmínit předchozí spolupráci, případně sdělit, odkud máte na dotyčného kontakt. Zde se hodí využít některé z následujících frází, které v angličtině nazýváme „opening lines“:
- With reference to your letter of 15 September, I would like to…
- After having seen your advertisement in newspapers , I would like to…
- I received your address from Mr Brown and I would like to…
- In reply to your letter, I would like to..
- I am writing to express my concern about…
- I am writing with reference to…
- I am writing to complain about…
- I am writing to apologize for..
Text obchodního dopisu
Jakmile uvedete, co je předmětem vašeho dopisu, můžete přistoupit k samotnému sdělení. Jak jsme si již řekli výše, při psaní je vhodné vyhýbat se hovorovým výrazům, jako např. no way, kidding, apod., dále staženým tvarům, např. She isn’t in…, a také frázovým slovesům, např. keep up, get out of, take over apod.
Je tedy potřeba dbát na formální vyjadřování a snažit se používat jazykové ekvivalenty, které tomuto stylu odpovídají. Kromě samotných slov je vhodné v souvětích používat formální spojovací výrazy, mezi které patří například:
- Firstly (zaprvé)
- Although (ačkoli)
- Anyway (nicméně)
- Consequently (nakonec)
- Finally (nakonec)
- In all cases (ve všech případech)
- In this case (v tomto případě)
- In fact (ve skutečnosti)
- Moreover (navíc, kromě toho)
- Furthermore (kromě toho, navíc)
- In addition (kromě toho, navíc)
- On the other hand (na druhou stranu)
- Regarding (co se týče)
- Unfortunately (bohužel)
- As well as (stejně jako)
- I must agree with (musím souhlasit s)
- I would like to point out (musím zdůraznit)
- In my opinion (podle mého názoru)
- As long as (pokud)
- As far as I know (pokud vím)
- Unless (pokud ne)
- Provided that (za předpokladu že)
- In order to (za účelem aby)
- In spite of (navzdory)
- Nevertheless (nicméně, I tak)
- Hens (tudíž, čili)
- Owing to (následkem)
- As a result (jako důsledek)
Závěr obchodního dopisu
Závěrečnou část obchodní korespondence anglicky nazýváme „closing lines“. V této části se hodí zmínit případnou budoucí spolupráci, vyjádřit spokojenost či nespokojenost, poděkovat, omluvit se, případně nabídnout pomoc. Můžete využít některé z následujících frází:
- We look forward to a successful working relationship in the future.
- Thank you once more for your time in this matter.
- Once again, I apologize for any inconvenience.
- If I can be assistance, please do not hesitate to contact me.
- Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
- If you require any further information, let me know.
- I would appreciate your immediate attention to this matter.
- Please feel free to contact me if you need any further information.
- Please contact us if you have any questions.
- I look forward to hearing from you soon.
- I really appreciate the time you have given me.
Rozloučení a podpis obchodního dopisu
Na závěr obchodní korespondence, podobně jako u jiných typů formálních sdělení, používejte zdvořilostní frázi, čímž projevíte úctu vůči adresátovi. Stejně jako u oslovení záleží na tom, zda příjemce znáte či nikoli.
- Pokud adresáta neznáte a použili jste oslovení Dear Sir/Madame, bude v závěru dopisu následovat fráze Yours faithfully.
- Znáte-li jméno příjemce a začali jste oslovením se jménem, bude dopis zakončen frází Yours sincerely.
Následně už zbývá jen připojit váš podpis, který uzavírá celé sdělení. K němu můžete také připojit vaši pozici, pokud se to hodí. Podpis by měl být dobře čitelný a oddělený od předcházejícího textu vynechaným řádkem. Stejně jako závěrečné oslovení bude umístěn na levé straně dokumentu.