Psaní e-mailu v češtině se může zdát jako banální záležitost, ale ve skutečnosti je dnes e-mail považován za jeden z nejdůležitějších komunikačních prostředků. E-mail je také nenahraditelným nástrojem každého podnikatele, čímž už dávno předčil klasické dopisy. Značná část komunikace ve firmách se odehrává právě po e-mailu, a to platí jak směrem ven, tak i uvnitř firmy. Umět psát správně e-maily v češtině znamená dodržovat zásady elektronické komunikace, které si představíme v tomto článku.
V tomto článku se dozvíte:
- jak by měl vypadat e-mail v češtině,
- zásady dobrého e-mailu,
- co vše by měl obsahovat formální e-mail.
Jak by měl správně vypadat e-mail
Přestože se bavíme o elektronické komunikaci, měl by se e-mail řídit určitými pravidly, zejména pokud se jedná o e-mail oficiálního typu. Je tedy potřeba dodržet určitou strukturu a pořád byste se také měli držet té správné jazykové vrstvy.
Je lepší se všeobecně vyvarovat zbytečným zkratkám a emotikonům. Rozhodně si dejte také dobrý pozor na to, aby e-mail neobsahoval překlepy a pravopisné chyby. V e-mailu ani v předmětu nepoužívejte CapsLock nebo větší množství interpunkce za sebou, na většinu čtenářů to působí vulgárně a nátlakově.
E-mail x email v češtině
I samotné slovo e-mail v jeho textu občas použijete, víte ale, který tvar je správně? Mnoho lidí si myslí, že na spojovníku nezáleží, v tomto případě ale spojovník rozlišuje významy. Zatímco totiž jako e-mail skutečně označuje elektronickou poštu, slovo email v angličtině zastupuje nátěrovou hmotu.
Zásady dobrého e-mailu
Pokud píšete formální e-mail, ze všeho nejdůležitější je v první řadě si uvědomit, jaký je jeho cíl a co jím chcete sdělit. Jakmile si toto uvědomíte, povahu e-mailu tomu přizpůsobte. Aby byl Váš e-mail opravdu dobrý, měl by dodržovat těchto sedm zásad:
- jasný – minimalizujte množství myšlenek v jedné větě,
- výstižný a stručný – držte se tématu a neodbíhejte od něj,
- konkrétní – uveďte pouze podstatné detaily a důležitá fakta,
- správný a bezchybný – zkontrolujte si nejen chyby, ale také správnost všech údajů,
- souvislý a ucelený – všechny body by měly být propojené s hlavní myšlenkou,
- kompletní – ujistěte se, že sdělujete vše potřebné k tomu, aby byl dotyčný plně informován,
- zdvořilý a slušný – zdvořilá komunikace je otevřená, upřímná a přátelská, neobsahuje skryté narážky ani ironii.
Co by měl obsahovat formální e-mail
Protože se nejedná o klasický formální dopis, nevyžaduje e-mail pochopitelně takové náležitosti, jako jsou kupříkladu poštovní adresy. Stále ale platí, že by měl e-mail obsahovat určité zásady pro každou část:
- reprezentativní e-mailová adresa,
- předmět,
- vhodné oslovení,
- zprávu samotnou,
- rozloučení a podpis,
- přílohu – pokud existuje.
E-mailová adresa
V první řadě je důležité, aby adresa, z níž e-mail odesíláte, obsahovala Vaše jméno a příjmení, nikoli přezdívky či zdrobněliny. V opačném případě Vašemu e-mailu nikdo nebude věnovat pozornost, nebo Vás nebude brát seriózně.
Váš jinak vážný formální e-mail pravděpodobně ztratí na významu v okamžiku, kdy jej pošlete z adresy srdickojanicka393@email.cz. Přezdívky zkrátka do oficiální komunikace nepatří. Zaprvé jimi neuděláte příliš dobrý dojem a mimo to bude pro příjemce těžší si Vás zařadit.
Předmět
Kromě e-mailové adresy je předmět tím prvním, co z Vaší zprávy příjemce uvidí, mělo by z něj tedy být na první pohled jasné, o co Vám jde. Vytížený pracující člověk nemá zpravidla příliš času na kontrolu každého e-mailu, mnoho lidí své e-maily deleguje, odkládá je na později a dělá si z nich úkoly. Bude-li mít Váš e-mail špatný a nejasný předmět, nemusíte se odpovědi vůbec dočkat.
Pokud tedy do předmětu e-mailu jasně zformulujete, o co Vám jde, vyjdete tím vstříc adresátovi i sami sobě, protože tím zvýšíte pravděpodobnost, že si dotyčný e-mail otevře a odpoví Vám na něj. V ideálním případě by měl být tedy stručný a věcný. Pokuste se shrnout do dvou slov, čeho se Váš e-mail týká.
Vhodné oslovení
Přestože je elektronická komunikace méně formální, než v klasickém dopise, správné oslovení je základ slušnosti a vyjádření úcty. Každý e-mail tedy vždy začínejte pozdravem a oslovením adresáta. Za pozdravem „Dobrý den“ vždy piště čárky a správně skloňujte příjmení adresáta v 5. pádě. Vyhýbejte se tedy chybnému oslovení v prvním pádě (jako Dobrý den, pane Čermák). Na akademické půdě se pak příjmení nahrazuje akademickým titulem. Oslovení, která se běžně používají v e-mailu, jsou:
- Vážená paní/Vážený pane + příjmení (Vážený pane Čermáku)
- Dobrý den, pane/paní + příjmení (Dobrý den, pane Čermáku)
- Vážení – pokud neznáte jméno adresáta
- Dobrý den – tentýž případ, jen méně formální
Dejte si opravdu záležet na správném tvaru oslovení, protože téměř každý člověk je na komolení svého jména zpravidla velmi citlivý. Nejproblematičtější zpravidla bývají jména končící na -ec, ta by se měla skloňovat podle vzoru „soudce“. Pokud byste si se správným tvarem přece jen nevěděli rady, můžete použít online pomůcku sklonuj.cz.
Zpráva samotná
U zprávy samotné pak opět myslete na to, že méně je někdy více. Buďte struční, nechoďte okolo horké kaše, a to nejdůležitější pište na začátek. I kdybyste o dotyčném nevěděli vůbec nic, měli byste vždy předpokládat, že dotyčný spěchá. Pokud je obsah e-mailu rozsáhlejší, rozdělte jej do odstavců, aby byl dostatečně přehledný.
Pokud chcete dotyčnému zaslat více úkolů, možná bude lepší rozdělit je do jednotlivých e-mailů, které můžete sdružit do vláken, aby byla zachována orientace v komunikaci.
Vyvarujte se hovorových výrazů, zkratek, emotikonů, a protože opakování je matka moudrosti – pozor na chyby (pravopisné, gramatické i typografické) a na překlepy. E-mail si proto po sobě vždy raději dvakrát zkontrolujte.
Rozloučení a podpis
Pokud chcete, aby Vám dotyčný na e-mail odpověděl, nezapomeňte svou otázku explicitně napsat na závěr e-mailu, případně připojit jinou výzvu k akci. Poděkujte adresátovi za jeho čas a pokud čekáte na odpověď, tak i za tu. Pro neodkladné záležitosti by na konci Vašeho e-mailu neměl chybět také telefonní kontakt.
Nejvhodnějším zakončením formálního e-mailu jsou formulace jako: „S pozdravem“, „S úctou“, „S přáním hezkého dne“ apod. Na konci e-mailu pak samozřejmě nesmí chybět Vaše jméno a přímení. V nastavení e-mailu si rovněž můžete nastavit automatický podpis, což působí více profesionálně. Podnikatelé a kreativci také mohou do podpisu připojit odkaz na LinkedIn profil nebo své portfolio.
Příloha e-mailu
Podle odborníků byste do e-mailu neměli přidávat více než tři přílohy a pokud posíláte větší soubory, měli byste na to v textu upozornit. Takovéto soubory mohou vyčerpat mnoho mobilních dat a také zabrat více času při otevírání. Pokud posíláte větší množství souborů nebo objemnější dokumenty, je vhodnější využít uložiště a dotyčnému poslat odkaz ke stažení souborů.
Pokud Vás zajímá, jak napsat e-mail v angličtině, můžete si přečíst tento článek.
Přečtěte si také následující články: